사회초년생을 위한 회사 문서 가이드

품의서, 지출결의서, 내부기안, 공문… 이름만 들어도 어려운 문서들!

이 글 하나로 확실히 정리해보세요.

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✨ 들어가며

회사에 첫 발을 디딘 사회초년생이라면 누구나 한 번쯤 이런 경험을 하게 됩니다.
“품의서가 뭐지?”
“지출결의서 언제 쓰는 거야?”
“공문은 누가 작성해야 하지?”

막상 업무를 하다 보면 매일 마주치게 되는 문서들.
처음엔 낯설지만 알고 보면 정말 간단하고 논리적인 구조로 되어 있습니다.
이 글에서는 회사생활에서 자주 쓰는 핵심 문서들을
누구나 이해할 수 있게 쉽게 설명해드릴게요.

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1. 📄 품의서 (결재 받는 요청서)

✔️ 품의서는 무엇인가요?

'이 일을 진행해도 될까요?'라고 상사의 승인을 받는 문서입니다.
회사에서는 모든 행동이 독단적이면 안 되기 때문에,
먼저 '허락'을 받는 구조가 기본이에요.

✔️ 언제 작성하나요?

• 출장 가기 전
• 업무용 장비 구매 전
• 외주업체 사용 전
• 캠페인 예산 집행 전

✔️ 어떤 내용이 들어가요?

• 요청 목적
• 필요성
• 예상 비용
• 예상 일정
• 예상 효과

✔️ 예시

[출장 품의서]
- 목적: 거래처 방문 및 회의
- 출장 일시: 2025.04.10 ~ 2025.04.11
- 비용: 교통비 50,000원, 식비 30,000원
- 기대효과: 신제품 제안 및 협의

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2. 💰 지출결의서 (비용 정산 문서)

✔️ 지출결의서란?

회사를 대신해 개인이 먼저 비용을 지불했을 때, 돈을 돌려받기 위한 문서입니다.
간단하게 말하면 "이만큼 썼어요. 정산해주세요!" 라고 요청하는 거죠.

✔️ 언제 쓰나요?

• 택시비를 개인카드로 결제했을 때
• 회의 간식을 개인 돈으로 샀을 때
• 출장비나 소모품을 먼저 결제했을 때

✔️ 들어가는 내용

• 지출 날짜
• 지출 항목
• 총액
• 영수증 첨부
• 정산받을 계좌 정보

✔️ 예시

[지출결의서]
- 지출일: 2025.04.03
- 항목: 회의 간식비
- 금액: 24,000원
- 첨부: 영수증 스캔
- 계좌: 하나은행 123-456-78900 김초년

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3. 🧾 내부기안서 (사내 보고 및 공유 문서)

✔️ 내부기안서란?

부서 간 공유나 팀 내 공지를 위해 작성하는 내부 전용 문서입니다.
상대적으로 자유로운 형식이지만 목적은 분명해야 해요.

✔️ 언제 필요할까요?

• 부서 간 협조 요청
• 시스템 개선 제안
• 회의 일정 변경 공지
• 신규 사내 정책 안내

✔️ 구성 요소

• 상황 설명
• 배경
• 제안 내용
• 필요 협조사항

✔️ 예시

[내부기안서]
- 제목: 정기 회의 시간 변경 안내
- 변경 전: 매주 월요일 오전 9시
- 변경 후: 매주 월요일 오전 10시
- 사유: 팀원 출근시간 조정 요청 반영

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4. 📨 공문 (외부에 보내는 공식문서)

✔️ 공문이란?

회사를 대표하여 외부 기관이나 업체에 공식적으로 보내는 문서입니다.
사적인 표현 없이 딱딱하게, 그리고 명확하게 써야 해요.

✔️ 언제 사용하나요?

• 협력사에 자료 요청 시
• 거래처에 회의 안내 공지 시
• 외부 발주 요청 시
• 기관 회신 공문 작성 시

✔️ 핵심 구성

• 수신처
• 제목
• 본문(요청사항)
• 발신인 정보

✔️ 예시

[공문]
- 제목: 제품 자료 요청의 건
- 수신: ㈜오픈테크 마케팅팀
- 내용: 2025년 신제품 이미지 및 설명자료 요청드립니다.
         회신 기한은 4월 10일까지입니다.
- 발신: ㈜에이컴퍼니 홍보팀 / 02-1234-5678

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📊 한눈에 보는 문서 비교표

문서명	목적	주 사용 대상	작성 타이밍
품의서	사전 승인 요청	상사/관리자	어떤 일 하기 전
지출결의서	지출금 정산 요청	회계/경리 부서	비용 발생 후
내부기안서	내부 공유/의사전달	부서/사내 구성원	공지/안내 필요 시
공문	공식적인 외부 연락	외부 업체/기관	대외 커뮤니케이션 시

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💡 문서 작성 시 꿀팁!

• ✅ 너무 길게 쓰지 말고 요점만 딱!
• ✅ 맞춤법은 기본! 오탈자 주의
• ✅ 제목은 항상 명확하고 구체적으로
• ✅ 글쓴이의 의도보다, 읽는 사람이 이해하기 쉽게!

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✅ 마무리하며

회사 문서들, 생각보다 어렵지 않죠?
업무의 흐름 속에서 자연스럽게 익히는 것이 중요해요.
처음엔 어색하더라도 몇 번 써보면 감이 잡힐 거예요.

📎 가장 중요한 건 “언제, 왜, 누구에게” 쓰는지를 알고
그 목적에 맞게 간결하고 논리적으로 작성하는 것!

문서 양식이 필요하시다면 실제 템플릿도 함께 제공해드릴게요 😊